שירות סריקת מסמכים למי הוא מתאים?

על מה נדבר?

סריקת מסמכים

לא כולם החליטו, גם באמצע שנת 2021, באם לסרוק את המסמכים, או לחלופין להמשיך ולשמור על כל הניירת.
ולכל אותם מתלבטים נגיד בפה מלא – יחי הקדמה! הגיע הזמן שתמשיכו הלאה, ותבינו את כל היתרונות של שירות סריקת מסמכים.

כאשר דוגלים בשיטה המסורתית, של שמירת כל המסמכים על גבי ניירות, צריך להקצות לכך המון מקום. ארגזים על גבי ארגזים שממלאים את כל המחסן שלכם.
ועם כל יום שעובר, נראה כי הכמות שלהם רק הולכת וגדלה.
באם תבחרו בדרך של סריקת מסמכים, תפנו מקום רב, שעשוי להיות אפקטיבי לשימוש עסקי או פרטי אחר שלכם.
שירות ארכיביון יעזור לכם לקבל גישה להמון מידע, תוך כדי עבודה רציפה וממושכת. ולא משנה באיזו כמות מדובר.

מה הערך המוסף שמקבלים משירותי סריקת מסמכים אונליין?

שירות סריקת מסמכים בארכיביון עשוי להתרחש בכמה צורות. כל חברה עובדת באופן שונה. אבל יש כמה מכנים משותפים לכולם, ואלו הם לפניכם –

  • חברה שמספקת שירותים של סריקת מסמכים בארכיביון, תספק לכם גם תוכנה של עדכון כל מסמך סרוק, כמו גם של צפייה בו, בלי תוספת כסף.
  • חברה ששמה הולך לפניה, תספק לכם אפשרות של רכישת תוכנה מסוימת, שעמה תוכלו לסרוק בכל זמן נתון את המסמכים. כמו כן, יינתנו לכם הכוונה וייעוץ, ללא תוספת של תשלום.
  • ומה בקשר למסמכים שפעם, אם אתם זוכרים, הוקלדו במכונת הדפסה? האם "עבר זכרם"? ובכן, ממש לא. חברה מקצועית תספק לכם תוכנה ייעודית, שבאמצעותה תוכלו לסרוק את כל המסמכים שהקלדתם לפני שנות השמונים. מדובר אודות סריקה של מסמכים בצורה אוטומטית, שמייתרת את הדרישה למפתוח ידני. באמצעותה מקבלים אינדקס של הכתוב, אשר מדויק עד לכדי כשמונים אחוזים. את הקבצים שנסרקו ממירים לקבצי PDF, כאשר אפשר תמיד לחפש אותם במערכת, ולעיין בהם שוב ושוב.
  • מובטחת לכם סריקה הכי איכותית שיש. כמו כן, מתבצעת בקרת איכות על כל התהליך התפעולי, ועל הסריקה הפיסית. בקרת איכות שמוודאת שהמסמכים החשובים שלכם אומנם עברו סריקה, וכולם נמצאים ומגובים במחשב שלכם.
  • הארכיון מאפשר לכם המשך שמירה על המסמכים לעת כל שהיא, או שהוא משיב לכם את המסמכים. באם החלטתם שהמסמכים כבר ישנים מדי, ואין לכם כל צורך בהם, השירות כולל שריפת כל המסמכים הישנים.

כיצד שירות סריקת מסמכים יסייע לכם להיות ידידותיים לסביבה?

כאשר מדברים על שירות סריקת מסמכים, צריך להבין, כי מדובר על שירות ידידותי לסביבה, ולא רק למטרות הפרטיות או העסקיות שלכם. על פי דיווחים, נמצא כי בית עסק לרוב מייצר יותר מעשרת אלפים ניירות, כל שנה ושנה. מדובר על כריתת כמות עצומה של עצים. כידוע, הניירות עשויים מעצים… וכאשר זורקים את הניירות הללו, מסבים לנזק סביבתי. מאידך, כאשר מבצעים סריקה של מסמכים, מפחיתים בכך את צריכת הניירות, ובכך תורמים להישרדותו המיטבית של כוכב הלכת שלנו.

סריקת מסמכים אפקטיבית לטווח הארוך

בין אם יש לכם מסמכים שחשובים לכם, ובין אם יש לכם מסמכים שמעוררים בכם רגשות נוסטלגיים או שהם חלק מההיסטוריה, כך או כך, מה שעומד למול עינכם – מתבטא ברצון לשמור על אותם מסמכים לטווח הארוך. כאשר מדברים על שמירת מסמכים על גבי ניירות, תהיו בטוחים שיהיה להם בלאי מואץ, ובמהרה הדיו היטשטש והם לא יהיו שמישים יותר. אז מה הפתרון? יופי ששאלתם. הפתרון המושלם הוא לבצע סריקת מסמכים. הסריקה של המסמכים משפרת את איכות הקריאה של המסמכים בכל רגע נתון. כמו כן, הסריקה של המסמכים מאפשרת לכם להגן על חומר רגיש ומשמעותי עבורכם מפני היכחדות טוטאלית.

שירות סריקת מסמכים מייעל את הזמן שלכם

על פי סקרים רבים, שבוצעו בתחום של שמירת מסמכים בניירות, נמצא כי לוקח בקירוב של מעל לשלושים וחמש דקות למצוא מסמך כזה או אחר. עם התקדמות הטכנולוגיה, ניתן לקצר זמנים. על ידי שירות סריקת מסמכים אפשר למצוא כל מסמך בכמה שניות. צריך רק להקליד את שמו מהמאגר, ומיד ייפתח לראווה הקובץ השמור. אפשרי לבצע אחזור של מסמכים – בלי כל בעיה ולאלתר. כל זאת מתבצע ללא כל מאמץ או צורך לצאת מאזור הנוחות שלכם.