מה הם שירותי ארכיב ולמי הם מתאימים?

על מה נדבר?

שירותי ארכיב

שירותי ארכיביון הם דרך לאחסן מסמכים דיגיטליים בסביבה בטוחה ולא מקוונת. הם מועילים הן לעסקים והן לאנשים פרטיים. לשירות הארכיון כבר יהיה כל השטח הדרוש למסמכים שלך, כך שלא תצטרך לדאוג שייגמר המקום שלך במכשיר.

אנשים יכולים להשתמש בשירותי ארכיון לאחסון מידע אישי כמו תמונות משפחתיות, סרטוני בית וערכי יומן אישיים שאחרת היו הולכים לאיבוד במכשיר אלקטרוני או בהתרסקות כונן קשיח. עסקים יכולים להשתמש בהם כדי לשמור על עמידה רגולטורית בדרישות התיעוד כמו HIPAA או FERPA.

ארכיב הם הכרח של ארגונים לאחסן מסמכים יקרי ערך. הם צריכים להיות מסוגלים לאחסן את המסמכים שלהם לפרק זמן מוגדר, כמו גם לגשת אליהם בקלות כאשר הם זקוקים להם. הבעיה היא שכמות הרשומות שיש לארגון ממשיכה לצמוח, אך אין מקום לאחסון.

על מנת לוודא כי נתונים יקרי ערך לא יאבדו, ארגונים צריכים להשתמש בשירותי ארכיון. שירותי ארכיון מספקים פתרון אחסון מאובטח ואמין לארגונים שרוצים לשמור את הנתונים החשובים שלהם לנצח.

ארכיונים הם מקום בו נשמרים רישומים. מטרתם העיקרית היא לאחסן רשומות חשובות, כולל מסמכים ממשלתיים, רשומות מדעיות ומסמכים חשובים אחרים.

ישנן שלוש סיבות עיקריות לכך שכל ארגון צריך שירות ארכיון:

1. היבט היסטורי – אחסון רשומות ישנות לדורות הבאים כדי לראות איך החיים היו אז.

2. היבט משפטי – שמירה על כל המסמכים המחייבים מבחינה משפטית לתיקים משפטיים עתידיים כדי שלא יאבדו אותם או יניחו אותם במקומה בנקודה מסוימת בזמן.

3. היבט מנהלי – שמירה על כל המסמכים הניהוליים כך שאם תהיה אי פעם ביקורת יהיה להם התיעוד שלם.

שירותי ארכיון הם כלים שעוזרים לאנשים לאחסן את המסמכים שלהם באינטרנט, כך שניתן למצוא אותם בקלות.

הצורך בשירותי ארכיון עלה כאשר הספריות החלו לבצע דיגיטציה של ספריהן. הם היו צריכים דרך לאחסן את כל הספרים הדיגיטליים האלה באינטרנט לדורות הבאים. שירותי ארכיון מאפשרים להם לאחסן ספרים אלה באינטרנט מבלי שיהיו להם יותר מדי עותקים של כל ספר.

ארכיונים הם שירותים המאפשרים לך לאחסן את המסמכים שלך בצורה בטוחה, מאובטחת ובמסגרת זמן המתאימה לך.

ייתכן שאתה מחפש שירות מכיוון שיש לך ארכיון גדול של מסמכים וברצונך ליצור עבורם מאגר מרכזי. או, כי אתה עובד במקצוע עורכי הדין וצריך לאחסן את הקבצים שלך כדי לעמוד בחקיקה מסוימת. ישנן סיבות רבות מדוע ארכיון חשוב, אך העיקרית היא שהוא מסייע להגן על המסמך שלך מפני נזקים או אובדן כתוצאה מאסונות טבע או אסונות אחרים מעשה ידי אדם.

ייתכן שתרצה גם שירות ארכיון אם אתה עובד עבור עסק אשר צריך לנהל רישומים של עסקאות פיננסיות או פרטי חברה למטרות משפטיות. זאת מאחר וארכיון יכול לסייע בהפחתת חבות המס ועלויות הציות.

שירותי ארכיון מיועדים לאנשים הזקוקים לאחסן את המסמכים שלהם. ניתן לעשות זאת על מנת למנוע אובדן נתונים במקרה של אסון או מסיבות אישיות.

הרבה חברות, כמו בנקים ובתי חולים, נוהגות להשתמש בשירותי ארכיון מכיוון שהן צריכות לשמור את המידע שיש להם על הלקוחות, העובדים והחולים שלהם. הרבה אנשים משתמשים בהם גם כי זה נותן להם שקט נפשי בידיעה שהמידע שהם מספקים לא הולך לשום מקום.